Contractafspraak
Leg locatie, frequentie, inbegrepen werk, SLA en financiële afspraken gestructureerd vast.
SolvCRM+ procesketen
Hoe wordt een contract automatisch terugkerend uitvoerbaar werk?
Periodiek werk mag niet afhangen van losse agenda-reminders. De contractafspraak moet bepalen wat, waar, wanneer en onder welke voorwaarden opnieuw moet worden uitgevoerd.
Kort antwoord
Een contract wordt pas beheersbaar wanneer afspraken operationeel worden.
SolvCRM+ gebruikt locatie-, frequentie- en dienstafspraken als basis voor periodieke opdrachten, planning, werkbonnen, kwaliteitscontrole en facturatie.
Procesonderdelen
Welke onderdelen dezelfde opdrachtinformatie gebruiken.
Periodieke werkvoorraad
Gebruik de afspraak om terugkerende opdrachten voor de juiste periode voor te bereiden.
Uitvoering en controle
Plan medewerkers en leg werkbon, uren, kwaliteit en afwijkingen per cyclus vast.
Facturatie en verlenging
Houd vaste regels, meerwerk, indexering en vervolgmomenten bij dezelfde contractrelatie.
Herkenbare situatie
Een contractafspraak moet op het juiste moment werk opleveren
Frequenties en locaties staan alleen in contractdocumenten.
Planners maken periodieke opdrachten handmatig aan.
Uitvoering en kwaliteitscontrole zijn niet terug te voeren op de contractafspraak.
Indexering of factuurmomenten worden afzonderlijk bewaakt.
Van afspraak naar planning
Een frequentie in een contract moet automatisch terugkomen in de werkvoorraad.
Daarmee wordt voorkomen dat periodiek werk afhankelijk is van losse agenda’s of persoonlijke herinneringen.
SolvCRM+ kan contractinformatie structureren rond klant, locatie, dienstverlening en looptijd.
Die afspraken kunnen vervolgens worden gebruikt om periodieke opdrachten voor te bereiden en door planning concreet te laten maken.
- Frequenties centraal vastleggen
- Locaties en diensten koppelen
- Periodieke opdracht voorbereiden
- Planning vanuit de afspraak starten
Van uitvoering naar contracthistorie
Iedere cyclus bouwt aantoonbare historie op.
De uitgevoerde werkzaamheden, controles en afwijkingen horen terug te voeren te zijn op de contractafspraak.
Werkbonnen en kwaliteitsregistratie laten zien wat in een periode is uitgevoerd.
Vaste contractfacturatie en eventueel meerwerk kunnen vervolgens apart maar binnen dezelfde klantrelatie worden verwerkt.
- Werkbon per periode
- Kwaliteitscontrole en afwijkingen
- Meerwerk afzonderlijk registreren
- Volgende cyclus en verlenging bewaken
Periodieke keten
Een maandelijkse afspraak wordt automatisch een concrete uitvoeringsopdracht.
De contractregel bepaalt wat, waar en met welke frequentie moet gebeuren. Planning hoeft de afspraak niet telkens opnieuw te interpreteren.
- 01
Contract genereert of voedt de periodieke werkvoorraad.
- 02
Planning wijst datum en medewerker toe.
- 03
Uitvoering, controle en facturatie sluiten aan op dezelfde contractregel.
Resultaat
Terugkerend werk is niet langer afhankelijk van losse herinneringen.
Proces in SolvCRM+
Zo vertaalt één contractregel zich telkens naar uitvoerbaar werk.
De frequentie en locatie blijven herkenbaar in planning, werkbon, controle en facturatie.
- 01
Contract
Looptijd, diensten, locaties, prijs, SLA en frequentie vastleggen.
- 02
Planning genereren
Bezoeken, taken of werkorders voor de juiste periode voorbereiden.
- 03
Toewijzing
Medewerker, team en benodigd materiaal plannen.
- 04
Uitvoering
Checklist, uren, materiaal, afwijkingen en kwaliteit registreren.
- 05
Controle
Bepalen of uitvoering compleet is en meerwerk apart behandelen.
- 06
Facturatie
Periodieke vergoeding en variabele prestaties verwerken.
- 07
Verlenging
Opzegtermijn, indexatie en contractverlenging bewaken.
Veelgestelde vragen
Vragen over deze procesinrichting.
De exacte mogelijkheden hangen af van de gekozen modules, inrichting, koppelingen en eventuele maatwerkuitbreidingen.
Kan periodiek werk vanuit contractafspraken worden voorbereid?
Ja. Frequenties, locaties en diensten kunnen als basis dienen voor terugkerende opdrachten en planning.
Kan meerwerk buiten een contract apart worden geregistreerd?
Ja. Aanvullend werk kan op opdracht of werkorder worden vastgelegd zodat het onderscheid met inbegrepen werkzaamheden zichtbaar blijft.
Kan contractfacturatie naast urenfacturatie bestaan?
Ja. Afhankelijk van de inrichting kunnen vaste periodieke regels en aanvullende prestaties naast elkaar worden verwerkt.
Hoe worden verlenging en indexering bewaakt?
Contractgegevens kunnen start- en einddata, termijnen en financiële afspraken bevatten zodat opvolging en indexatiemomenten centraal zichtbaar zijn.
Uw eigen proces als uitgangspunt
Bekijk hoe SolvCRM+ uw huidige werkwijze kan verbinden.
Gebruik een echte aanvraag, offerte, order, project of werkbon in de demo. Dan wordt direct zichtbaar waar gegevens kunnen doorlopen en welke handmatige overdrachten kunnen verdwijnen.