Contractgegevens
Looptijd, waarde, opzegtermijn, indexering, documenten, SLA en verantwoordelijke.
Van afspraak naar terugkerend werk
Van contractafspraak naar periodiek werk en correcte facturatie.
Startdatum, frequentie, inbegrepen uren, SLA, indexatie en factuurmoment hebben alleen waarde wanneer ze op het juiste moment in de dagelijkse operatie terugkomen.
Kort antwoord
Contractbeheer wordt operationeel wanneer afspraken uitvoerbaar worden.
SolvCRM+ kan contractgegevens verbinden met periodieke opdrachten, werkorders, uren, controles en facturatie. Daardoor blijven verlengingen, werkzaamheden en financiële afspraken onderdeel van dezelfde klantrelatie.
Mogelijkheden
Wat u in SolvCRM+ binnen deze processtap kunt beheren.
Periodieke opdrachten
Zet contractregels om in terugkerende planning en automatische werkorders.
Facturatiemethoden
Uren, vaste prijs, opdracht, termijn, abonnement, contract en meerwerk.
Boekhoudkoppeling
Stuur financiële gegevens door naar de bestaande boekhouding waar ingericht.
Herkenbare situatie
Wanneer afspraken in contracten niet vanzelf operationeel worden
Periodieke bezoeken worden handmatig in agenda’s gezet.
Opzegtermijnen, indexering of SLA-momenten staan alleen in documenten.
Inbegrepen werkzaamheden en meerwerk zijn bij facturatie lastig te scheiden.
Factuurvoorbereiding wacht op uren, werkbonnen of controles.
Werkwijze
Contracten sturen de operationele uitvoering
Afspraken moeten niet alleen als pdf worden opgeslagen.
Een servicecontract bepaalt welke locaties, objecten, diensten en responstijden gelden. SolvCRM+ kan deze gegevens gebruiken bij meldingen, planning en werkorders zodat medewerkers zien wat binnen of buiten de afspraak valt.
Verlenging, opzegtermijn en indexatie kunnen als signalen of taken worden ingericht. Zo wordt contractbeheer onderdeel van de dagelijkse operatie.
- Contract per klant, locatie of object.
- Inbegrepen uren, bezoeken of diensten.
- SLA-prioriteit en responstijd.
- Automatische voorbereiding van periodiek werk.
- Signalen voor verlenging, opzegging en indexering.
Praktische toepassing
Factureren vanuit gecontroleerde brongegevens
De factuur gebruikt gegevens die al tijdens verkoop en uitvoering zijn vastgelegd.
SolvCRM+ kan facturen voorbereiden op basis van vaste contractregels, projecttermijnen, afgeronde orders, geregistreerde uren, materiaal en goedgekeurd meerwerk. Hierdoor hoeft de administratie prestaties niet opnieuw uit werkbonnen of spreadsheets over te nemen.
Afhankelijk van de inrichting kan de factuur in SolvCRM+ worden opgesteld of via een koppeling naar een financieel pakket worden doorgestuurd.
- Facturatie per uur, opdracht, vaste prijs of termijn.
- Periodieke contract- of abonnementsfacturen.
- Materiaal en meerwerk meenemen na controle.
- Voorschotten, creditfacturen en betaalstatussen.
- Koppeling met boekhouding en online betalingen.
Praktijkvoorbeeld contract
Een kwartaalbezoek ontstaat vanuit het contract en eindigt in dezelfde administratie.
De frequentie, locatie en inbegrepen werkzaamheden zijn vooraf vastgelegd. Op het juiste moment wordt het werk voorbereid en ingepland.
- 01
De periodieke opdracht gebruikt de contractafspraken als uitgangspunt.
- 02
De medewerker registreert uitvoering, uren en eventueel aanvullend werk.
- 03
Na controle worden vaste contractregels en aanvullingen gebruikt voor facturatie.
Resultaat
Contract, planning, uitvoering en financiële afronding blijven als één keten traceerbaar.
Proces in SolvCRM+
Zo wordt een contractafspraak periodiek uitvoerbaar en factureerbaar.
De contractregel voedt terugkerend werk en blijft daarna gekoppeld aan uitvoering en financiële afronding.
- 01
Contract vastleggen
Diensten, locaties, looptijd, SLA, prijs en factuurfrequentie.
- 02
Werk genereren
Periodieke taken of werkorders voorbereiden.
- 03
Uitvoering registreren
Uren, materiaal, afwijkingen en klantgoedkeuring vastleggen.
- 04
Controle
Bepalen wat binnen contract valt en wat meerwerk is.
- 05
Facturatie
Vaste, periodieke en variabele regels samen verwerken.
Veelgestelde vragen
Veelgestelde vragen over deze SolvCRM+-functie.
De exacte mogelijkheden hangen af van de gekozen modules, inrichting, koppelingen en eventuele maatwerkuitbreidingen.
Kan SolvCRM+ periodieke werkorders vanuit contracten maken?
Ja. Contractafspraken kunnen worden gebruikt als basis voor terugkerende planning en werkorders.
Kan worden gefactureerd op uren én vaste contractprijs?
Ja. Verschillende facturatiemethoden kunnen naast elkaar worden gebruikt, bijvoorbeeld een vaste periodieke vergoeding met aanvullend materiaal of meerwerk.
Kan SolvCRM+ koppelen met boekhouding?
Ja. SolvCRM+ ondersteunt koppelingen met financiële systemen; de beschikbare koppeling en gegevensstroom worden per implementatie bepaald.
Kan contractwerk en meerwerk naast elkaar worden gefactureerd?
Ja. Vaste contractregels en aanvullend geregistreerde uren of materialen kunnen afzonderlijk inzichtelijk blijven en afhankelijk van de inrichting samen in de financiële afronding worden verwerkt.
Uw eigen proces als uitgangspunt
Bekijk hoe SolvCRM+ uw huidige werkwijze kan verbinden.
Gebruik een echte aanvraag, offerte, order, project of werkbon in de demo. Dan wordt direct zichtbaar waar gegevens kunnen doorlopen en welke handmatige overdrachten kunnen verdwijnen.