Registratie te laat
Uren worden achteraf ingevuld wanneer details over klant, activiteit of reistijd al minder duidelijk zijn.
Procesverbetering
Voorkom dat gewerkte uren tussen uitvoering en facturatie verdwijnen.
Uren die achteraf uit agenda’s, weekstaten of losse apps worden verzameld komen te laat of onvolledig bij de factuurvoorbereiding terecht.
Kort antwoord
Hoe zorgt SolvCRM+ dat geregistreerde uren beschikbaar blijven voor nacalculatie en facturatie?
SolvCRM+ laat uren direct registreren op project, order of werkorder. Hierdoor is eerder zichtbaar wat nog ontbreekt en welke tijd declarabel of intern is.
Van losse stap naar verbonden proces
Welke verbindingen het meeste handwerk uit de overdracht halen.
Geen directe opdrachtkoppeling
Een losse urenstaat geeft niet automatisch aan welke project-, order- of werkorderregel factureerbaar is.
Controle kost tijd
Administratie moet ontbrekende of afwijkende uren eerst terugleggen bij uitvoering.
Directe tijdregistratie
SolvCRM+ koppelt geregistreerde tijd meteen aan de betreffende opdracht.
Herkenbare situatie
Waar uren meestal tussen uitvoering en factuur verdwijnen
Medewerkers registreren tijd pas aan het einde van de week.
Reisuren, meerwerk of afronding staan niet op dezelfde opdracht.
Goedkeuring gebeurt los van project- of werkorderstatus.
Facturatie moet ontbrekende tijd handmatig najagen.
Waar tijd verloren gaat
Uren horen onderdeel van de uitvoering te zijn, niet van de weekafsluiting.
Hoe later tijd wordt geregistreerd, hoe groter de kans dat declarabele uren, reistijd of meerwerk ontbreken.
Door registratie direct op project of werkorder te doen, is eerder zichtbaar welke tijd bij welke klant en activiteit hoort.
Controle kan plaatsvinden terwijl de opdracht nog actueel is in plaats van vlak voor facturatie.
- Uren per project of werkorder
- Reisuren en interne tijd onderscheiden
- Goedkeuring vóór financiële verwerking
- Meerwerk aan dezelfde opdracht koppelen
Van uren naar factuurbasis
Goedgekeurde tijd hoeft niet opnieuw te worden overgenomen.
De waarde zit in de koppeling tussen geregistreerde tijd en de opdracht waarop die tijd is besteed.
Nacalculatie kan de werkelijke tijd naast budget of calculatie zetten.
Factuurvoorbereiding kan vervolgens gebruikmaken van de goedgekeurde registraties en afgesproken tarieven.
- Werkelijke tijd versus begroting
- Declarabele uren eerder zichtbaar
- Minder handmatige invoer in administratie
- Betere basis voor marge per opdracht
Van tijdregistratie naar factuurbasis
Een werkorder is gereed en de gewerkte tijd is meteen controleerbaar.
De medewerker registreert tijd op de opdracht terwijl het werk plaatsvindt. Kantoor ziet daardoor vóór facturatie of de registratie compleet is.
- 01
Uren worden gekoppeld aan project, order of werkorder.
- 02
Controle vergelijkt tijd met scope, status en eventuele meerwerkafspraak.
- 03
Goedgekeurde tijd stroomt door naar nacalculatie en factuurvoorbereiding.
Resultaat
Minder omzet blijft afhankelijk van achteraf ingevulde urenstaten.
Proces in SolvCRM+
Zo wordt gewerkte tijd direct een controleerbare factuurbasis.
Registreer tijd tijdens het werk en laat controle en nacalculatie op dezelfde registraties voortbouwen.
- 01
Opdracht selecteren
De medewerker registreert tijd op het juiste project, order of werkorder.
- 02
Tijd vastleggen
Declarabele uren, reistijd of interne tijd worden tijdens het werk geregistreerd.
- 03
Controle uitvoeren
Ontbrekende of afwijkende tijd is zichtbaar voordat de opdracht financieel wordt afgerond.
- 04
Nacalculatie bijwerken
Werkelijke tijd wordt vergeleken met budget, calculatie of afspraak.
- 05
Factuur voorbereiden
Goedgekeurde registraties zijn beschikbaar voor de financiële verwerking.
Veelgestelde vragen
Vragen bij het verbeteren van deze werkwijze.
De exacte mogelijkheden hangen af van de gekozen modules, inrichting, koppelingen en eventuele maatwerkuitbreidingen.
Kunnen uren direct op een werkorder worden geregistreerd?
Ja. Tijdregistratie kan aan project, taak, order of werkorder worden gekoppeld, afhankelijk van de gekozen inrichting.
Kunnen reistijd en interne uren apart worden geregistreerd?
Ja. Verschillende tijdsoorten kunnen worden gebruikt om declarabele, niet-declarabele en reisuren van elkaar te onderscheiden.
Kunnen uren eerst worden goedgekeurd?
Een controle- of goedkeuringsstap kan in het proces worden opgenomen voordat registraties voor nacalculatie of facturatie worden gebruikt.
Kan de marge per opdracht worden bekeken?
Wanneer budget, uren, materiaal en opbrengst op dezelfde opdracht beschikbaar zijn, kan de nacalculatie worden gebruikt voor inzicht in resultaat en marge.
Uw eigen proces als uitgangspunt
Bekijk hoe SolvCRM+ uw huidige werkwijze kan verbinden.
Gebruik een echte aanvraag, offerte, order, project of werkbon in de demo. Dan wordt direct zichtbaar waar gegevens kunnen doorlopen en welke handmatige overdrachten kunnen verdwijnen.